2021年重庆自考秘书工作复习资料（4）

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        1、简述秘书职能环境的层次结构

        答：秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境和秘书所在组织外部环境。

        形成和保持机构内部良好的环境应具备的条件：一要有一位作风正派，知识能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人，二是要有健全的工作制度，三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程，四是要形成灵敏的信息综合机制，提高信息综合度，五是要形成和谐的人际关系，不断加强向心力和凝聚力，六是要改善物质环境，具有一定的办公设备，创建办公自动化系统。

        组织内部环境的构成要素：结构要素，动态运行要素，生态发展要素，心态观念方面的要素，物质环境条件。

        2、理解秘书职能环境要素关系的内涵

        答：秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系;有秘书与本组织领导的关系，这在众多要素关系中是最主要最本质的，对秘书工作起关键性作用的关系;秘书部门与上级领导机关的关系;正确处理与上级领导机关的关系，有利于本级领导与上级领导机关的联系与沟通，有利于发挥秘书工作的职能作用，秘书部门与职能部门的关系，秘书与群众的关系。处理好与群众的关系，必须注重：在指导思想上，要以人民群众的根本利益为依归，在工作行动上，将贴近领导工作与深入群众，联系群众有机地结合起来，在工作作风上，尊重群众，关心群众，反映群众的意愿和要求，甘当群众的小学生。

        3、秘书职能环境对秘书工作有何作用

        答：秘书职能环境对秘书工作的规定性，导向性，促动性，机遇性和风险性。

        4、怎样理解秘书职能环境资源的开发

        答：秘书工作中，适应职能环境特征、满足职能环境需要、顺应职能环境发展，都要以有利于开发职能环境资源，有利于实现组织目标为落脚点;秘书在工作中开发职能环境资源要注意：一要合理开发领导机关及领导人的影响力资源，二要注重开发职能环境中的信息智能资源，三要注重从协调和加强各方面关系中开发职能环境中的能量资源;开发职能环境资源有利于增加职能工作的活力和有效性，对领导工作和组织管理也能起到积极的支持作用。

        秘书要顺利，充分发挥其职能作用，必须适应职能环境各要素并从适应环境特征，在实践中必须注重适应宏观环境特征和发展趋势，适应所在组织的行业环境特征，适应所在组织环境特征，适应秘书机构为综合办公部门的环境特征，适应主辅配合在领导身边综合辅助，跟踪服务，充当参谋助手，办事办文办会，提供信息服务等职能活动的客观业务环境的要求，适应具体工作环境特征;满足职能环境需要：首先要满足领导工作的需要，其次要满足组织日常办公事务的需要，再次，要满足参谋的需要;顺应职能环境发展，一是对长远发展的态势有所准备，二是要关注组织三，五年的发展计划和领导一届任期内的工作计划和任务目标，以便把握一段时期内组织管理和发展的情况，在秘书工作中针对组织阶段性发展计划和领导任期任务目标，提供积极有效的综合辅助，三是要准确把握组织一年内的工作计划安排，以及外部环境发展变化的状况，内外结合，从职能环境一年内变化的节奏和阶段性， 安排一年内各阶段的工作重点和适应环境节奏要求，四是要随时关注领导工作的变化和需要，随时了解组织内外的变化与需要，以顺应职能环境的发展;开发职能环境资源着手。

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